يعد التخطيط لحدث لمؤسستك أمرًا مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلاً. إن التنظيم الجيد يمكن أن يساعد في تخفيف التوتر وتوفير الوقت. أحد الجوانب المهمة التي يجب مراعاتها عند التخطيط هو الدعوة. ستُعلم الدعوة الأشخاص بالحدث القادم وتطلب منهم الحضور. غالبًا ما تكون هذه هي المرة الأولى التي يسمعون فيها بالحدث، لذا من المهم تغطية جميع التفاصيل في الدعوة.
عناصر الدعوة الأساسية
العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في الدعوة هي:
- المنظمة المضيفة للحدث
- التاريخ
- الوقت
- المكان
- معلومات الاتصال للرد على الدعوة
- سعر حضور الحدث
من المهم أيضًا إرسال الدعوة في الوقت المناسب. وهذا يعني ما لا يقل عن ستة إلى ثمانية أسابيع قبل الحدث. وهذا يمنح الضيوف الوقت للرد والتخطيط وفقًا لذلك.
كتابة دعوات لجمع التبرعات
اختيار الصياغة الصحيحة يمكن أن يحدد نغمة حملة جمع التبرعات الخاصة بك ويخطر الضيوف بشكليات الحدث وما يجب عليهم توقعه.
إرشادات الدعوة
بعض الإرشادات التي يجب مراعاتها عند كتابة الدعوة تشمل:
- تأكد من تحديد بوضوح من سيستفيد من هذا الحدث.
- قم بتضمين تفاصيل حول الحدث، مثل ما إذا كان سيتم تقديم العشاء أو ما إذا كان سيتم توفير شريط نقدي.
- تأكد من ذكر شكليات الحدث. إذا كان الحدث رسميًا، فاذكر أنه عبارة عن ربطة عنق سوداء حتى يكون الضيوف على دراية بقواعد اللباس.
- قم دائمًا بتقديم معلومات الاتصال في حالة وجود أي أسئلة لدى الضيوف.
- إذا كان الحدث في مكان غير مألوف، فكر في تضمين التوجيهات في الدعوة.
اعتبارات أخرى
بعض الأشياء الأخرى التي يجب مراعاتها عند كتابة الدعوة هي:
- الموضوع:اختر موضوعًا وأدمجه في الدعوة. على سبيل المثال، إذا كان الحدث عبارة عن نزهة جولف، فاستخدم موضوع الجولف للدعوة.
- RSVP: قم دائمًا بتضمين بطاقة استجابة ليرسلها الضيوف مرة أخرى. يجب أن تحتوي البطاقة على مكان لكتابة اسم الضيف مع أي طريقة دفع إذا لزم الأمر.
- كن فريدًا: إذا كان هناك شيء فريد في حدثك، فقم بإدراجه في الدعوة لجذب الضيوف. على سبيل المثال يمكن ذكر مزاد صامت أو مباشر أو إذا كان هناك ترفيه خاص.
نموذج لصياغة الدعوة
هناك طرق لا حصر لها لصياغة دعوة لجمع التبرعات. يمكنك استخدام العينات التالية كدليل لكتابة دعوتك الخاصة:
نموذج 1
مأدبة غداء القبعة السنوية
يرجى الانضمام إلينا لتناول طعام الغداء بعد الظهر
في الموقع
في التاريخ والوقت
سيتم تقديم وجبة الغداء الساعة الواحدة ظهراً. مع النبيذ المجاني
سيتم منح جوائز لأفضل قبعة
خدمة صف السيارات
التبرع بمبلغ 50 دولارًا سيستفيد منه المنظمة
نموذج 2
أنت مدعو إلى اسم الحدث
التاريخ
الموقع
6:00 مساءً الكوكتيلات والمقبلات
شريط النقدية
7:30 مساءً العشاء
المزاد الصامت والمباشر
تقدير ربطة العنق السوداء
مستفيد ABC
جذب الضيوف لحضور مناسبتك
تذكر أن الدعوة غالبًا ما تكون أول ما يراه الضيوف لتنبيههم بالحدث الخاص بك. تأكد من تخصيص الوقت لاختيار الدعوة بعناية وصياغتها بطريقة واضحة تعطي الضيوف تفاصيل حول ما يمكن توقعه. عند إنشاء دعوات لجمع التبرعات، ضع في اعتبارك دائمًا النغمة التي تريد تعيينها لحدثك واعكس ذلك في صياغتك. كن مبدعًا بقدر ما تريد لجذب الضيوف لحضور حدث جمع التبرعات الخاص بك ودعم قضيتك.
