عندما يبدأ موظف جديد العمل، من الجيد إرسال بريد إلكتروني تعريفي إلى أعضاء فريقه والموظفين الآخرين. وبهذه الطريقة، سيعرفون أن لديهم زميلًا جديدًا في العمل، سواء كان ذلك الشخص موجودًا معهم في الموقع، أو في مكان آخر، أو يعمل عن بُعد. ويساعد ذلك على ضمان أن يشعر الموظفون الجدد بأنهم جزء من المجموعة على الفور، مع السماح للآخرين أيضًا بمعرفة التغييرات التي تطرأ على الفريق. يُنصح أيضًا بإرسال بريد إلكتروني تمهيدي إلى العملاء إذا كان الموظف الجديد سيعمل معهم مباشرةً.
البريد الإلكتروني لتقديم الموظف الجديد إلى الزملاء
عادةً ما يكون المشرف المباشر للموظف الجديد هو الشخص الذي يرسل بريدًا إلكترونيًا تمهيديًا إلى الأشخاص الذين سيعملون مباشرة مع هذا الفرد. يمكن أيضًا إرسال هذا النوع من الرسائل من قبل المدير العام أو مدير العمليات أو رئيس الموارد البشرية. استخدم اللغة على هذا المنوال للسماح للموظفين بمعرفة أن لديهم زميلًا جديدًا.
- سطر الموضوع:مرحبًا بعضو الفريق الجديد [أدخل الاسم الأول واسم العائلة]
- Body: الفريق، يرجى الانضمام إلي في الترحيب بـ [أدخل الاسم الأول واسم العائلة] في فريقنا. يأتي [أدخل الاسم الأول] إلينا من [أدخل معلومات حول خلفية الفرد، مثل المكان الذي عمل فيه من قبل، أو شيء مثير للاهتمام حول خلفيته المهنية، و/أو أين ذهب إلى المدرسة]. سيعمل [أدخل الاسم الأول] كـ [أدخل المسمى الوظيفي] وسيتم تعيينه لـ [المشروع]. سيكون فريقنا الرائع أقوى الآن بعد انضمام [أدخل الاسم الأول].أنا أتطلع إلى أن نحقق جميعًا أشياء عظيمة معًا.
يجب إرسال هذه الرسالة إما في اليوم السابق لبدء عمل الموظف الجديد، أو في أول يوم عمل له. إذا تم إرسالها في أول يوم توظيف، قم بنسخ الموظف الجديد الموجود على الرسالة.
إعلان ممتع عن الموظف الجديد لزملاء العمل
إذا كنت تفضل اتباع أسلوب أكثر متعة لتقديم أعضاء الفريق الجدد لزملائك، فيمكنك دائمًا أن تجعل منه لعبة صغيرة. فكر في تضمين لعبة كسر الجمود مثل لعبة الحقيقتين والكذبة لبناء الفريق. يتجاوز هذا النهج المقدمة ويشرك أعضاء الفريق في التفاعل مع الموظف الجديد.
- سطر الموضوع:خمن من سينضم إلى الفريق؟
- Body: الفريق، إنه يوم رائع في [أدخل اسم الشركة]! اليوم، ينضم [أدخل الاسم الأول واسم العائلة] إلى [أدخل اسم الفريق المحدد]، ويعمل كـ (أدخل المسمى الوظيفي).يحتوي [أدخل الاسم الأول] على [توفير معلومات حول خلفية الفرد، مثل سنوات الخبرة وبيانات الاعتماد وما إلى ذلك]. يستمتع [الاسم الأول] أيضًا بـ [تضمين بعض الحقائق الممتعة عن الشخص، مثل الهوايات أو وسائل الترفيه المفضلة]. الآن بعد أن تعلمت القليل عن عضو فريقك الجديد، انظر إذا كان بإمكانك فهم هذا بشكل صحيح: ما هي الحقائق حول [أدخل الاسم الأول] الصحيحة وأيها كذبة؟ شارك برأيك هنا: [أدخل رابط الاستطلاع]. ابقوا متابعين! [الاسم الأول] سيكشف الحقيقة غدًا!
يجب إعداد رابط الاستطلاع بحيث يتمكن الموظفون من الاختيار من بين ثلاث معلومات يشاركها الموظف الجديد، اثنتان منها صحيحتان، وواحدة غير صحيحة، وجميعها تبدو متساوية أو غير محتملة. على سبيل المثال، يمكن أن تكون الاختيارات أشياء مثل، لقد قمت بمفردي بإزالة حلقة من مصانع الجراء، كنت زومبي في الحلقة الأولى من The Walking Dead، لقد عشت في كل قارة، لقد قمت بزراعة 250 نبات طماطم في الصيف الماضي، لقد قمت بتخييم عربة سكن متنقلة في منطقة مانهاتن الكبرى، وما إلى ذلك.بعد تصويت الجميع، يجب على عضو الفريق الجديد إرسال بريد إلكتروني للمتابعة يتضمن الإجابة، وبعض الجمل عن سعادته بالانضمام إلى الفريق.
تعريف الموظف الجديد بالعملاء
عندما تتغير نقطة الاتصال الأساسية للعميل أو عضو رئيسي آخر في الفريق يكون على اتصال مباشر بالعميل، فمن المهم إرسال بريد إلكتروني تمهيدي. إن القيام بذلك سيمنع العميل من أن يتفاجأ بالتغيير في الموظفين، ويمهد الطريق أمام نجاح الشخص الجديد. يمكن استخدام نموذج البريد الإلكتروني أدناه لموظف جديد تمامًا أو لشخص يعمل في شركتك لفترة من الوقت، ولكنه جديد بالنسبة للعميل.
- سطر الموضوع: تقديم [أدخل الاسم الأول والأخير]، [أدخل المسمى الوظيفي]
- Body: [اسم العميل]، كما هو الحال دائمًا، شكرًا لك على عملك. أتواصل معك لإعلامك بأنه تم تعيين [أدخل الاسم الأول واسم العائلة] للعمل معك مباشرةً. [أدخل الاسم الأول] هو (أدخل المسمى الوظيفي) هنا في [أدخل اسم الشركة]، وسيعمل معك مباشرة على [أدخل ما سيفعله الشخص، مثل ملء الطلبات، وتوفير الأسعار، وإجراء التدريب، وتوفير دعم العملاء، الخ.]. يحتوي [أدخل الاسم الأول] على [يتضمن معلومات أساسية، مثل الخبرة ذات الصلة وبيانات الاعتماد وما إلى ذلك]. كما هو الحال دائمًا، فإن رضاك الكامل هو هدف [أدخل الاسم الأول]، كما هو الحال مع الجميع في [أدخل اسم الشركة]. سيتواصل [أدخل الاسم الأول] لتحديد موعد اجتماع خلال الأسبوع المقبل. في هذه الأثناء، لا تتردد في الاتصال بـ [أدخل الاسم الأول] أو بي إذا كانت لديك أية أسئلة أو احتياجات.
يجب أن يأتي هذا النوع من الرسائل من الشخص الذي يشرف على الفريق الذي يعمل مباشرة مع العملاء، مثل مدير المبيعات أو رئيس خدمات العملاء. انسخ الموظف الذي تم تعيينه لحساب العميل، بحيث يكون لدى العميل عنوان البريد الإلكتروني لهذا الفرد. بدلاً من ذلك، قد ترغب في إرسال خطاب تعريف كامل عبر البريد العادي أو كمرفق بالبريد الإلكتروني.
تمهيد الطريق لنجاح الموظف الجديد
يعد التصرف بشكل استباقي في تقديم أعضاء الفريق للزملاء و/أو العملاء الذين سيعملون معهم طريقة رائعة لتمهيد الطريق لهم لتحقيق النجاح.يجب أن يكون هذا جزءًا من العملية مع كل موظف جديد، وكذلك عندما يتم تعيين شخص ما حديثًا في دور يتعامل مع العميل.
