بينما تتضمن جميع مؤتمرات الأعمال بشكل عام مجموعة متنوعة من المتحدثين الذين يناقشون موضوعات تهم الحضور، فإن أفضل الأحداث تتضمن مجموعة من أنواع الأنشطة المختلفة. تأكد من نجاح الحدث التالي الذي تخطط له من خلال تضمين الخيارات التي ستجذب جميع شرائح الجمهور المستهدف.
المتحدثون الرئيسيون
يمكن أن يشكل المتحدثون الرئيسيون نقطة جذب كبيرة للحاضرين في المؤتمر. عادةً ما تكون هذه عروضًا تقديمية للجلسة العامة، مما يعني أنه لا يوجد متحدثون آخرون يعقدون جلسات في نفس الوقت.عادةً ما تتجاوز الموضوعات نطاق التطوير المهني القياسي، حيث تقدم الإلهام أو الأفكار الفريدة. على الرغم من إمكانية جدولة مقدمي العروض الرئيسية في أي وقت، إلا أنه غالبًا ما يتم حجزهم للجلستين الأولى والأخيرة في المؤتمر.
اعتمادًا على حجم الحدث وميزانيته، تقوم بعض المجموعات بحجز المشاهير أو غيرهم من الأفراد البارزين كمتحدثين رئيسيين. على سبيل المثال، كان دان راذر المتحدث الرئيسي في مؤتمر الموارد البشرية في فلوريدا في عام 2016، وستتحدث مالالا يوسفزاي في مؤتمر ومعرض جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) 2018. غالبًا ما تقوم المنظمات الصغيرة بحجز المشاهير المحليين أو المتحدثين التحفيزيين لهذه الجلسات. يمكنك العثور على متحدثين رئيسيين من خلال منظمات مثل National المتحدثين الرابطة أو Big Speak.
جلسات جانبية
الجلسات الجانبية هي برامج تعليمية تُعقد على مدار اليوم في فعاليات مؤتمرات الأعمال. تتم جدولة أكثر من جلسة واحدة في نفس الوقت، للسماح للحاضرين بالاختيار من بين مجموعة متنوعة من المواضيع حتى يتمكنوا من تخصيص جدولهم الزمني إلى حد ما.فكر في حجز متخصصين ناجحين في مجال عملك، ومستشاري ومدربي الصناعة، وممثلي الوكالات الحكومية وغيرهم من الخبراء للحصول على فترات رئيسية. فكر في إجراء دعوة للمتحدثين على موقع الويب الخاص بمؤسستك لتشجيع الأشخاص المهتمين بالمساهمة على تقديم المقترحات.
عند جدولة المتحدثين الفرعيين، من المهم تقديم مجموعة واسعة من المواضيع ونشر المواضيع حتى يتمكن الأشخاص على الأرجح من حضور البرامج التي تناسب اهتماماتهم. على سبيل المثال، إذا كان لديك متحدثين متعلقين بالمحاسبة، قم بجدولة كل منهما في أوقات مختلفة حتى تتاح للأشخاص الأكثر اهتمامًا بالمحاسبة فرصة حضور كليهما. قم بتقديم موضوعات مختلفة إلى حد كبير في نفس الوقت، مثل التسويق أو خدمة العملاء، بحيث يتوفر للحاضرين غير المهتمين بالمحاسبة الكثير للاختيار من بينها أيضًا.
جلسات العصف الذهني
إحدى أكبر فوائد حضور المؤتمرات هي فرصة الالتقاء والتواصل مع المتخصصين ذوي التفكير المماثل. فكر في تخصيص وقت في جدول الأعمال لجلسات العصف الذهني الخاصة بموضوعات معينة. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص بعض الجلسات الفرعية لتكون مناقشات مائدة مستديرة حول الموضوعات الساخنة ذات الصلة بالحاضرين. وبدلاً من ذلك، يمكنك تخصيص مناطق للجلوس داخل ردهة المكان لتخصيصها للمناقشات ذات الاهتمامات الخاصة في أوقات مختلفة على مدار اليوم. الحاضرون المهتمون بمعرفة المزيد حول ما يعتقده الآخرون حول المواضيع المحددة سيقدرون حصولهم على فرصة للمشاركة في شيء مثل هذا.
مبيعات التجزئة
تتميز المؤتمرات غالبًا بمتاجر البيع بالتجزئة المحمولة حيث يمكن للحاضرين شراء العناصر ذات العلامات التجارية التي تقدمها الجمعية الراعية، مثل القمصان والأقلام والمحافظ والمزيد. عادةً ما تحمل منافذ بيع التجزئة هذه كتبًا كتبها مؤلفون يتحدثون في هذا الحدث.إذا لم تكن مجموعتك قادرة على الاستثمار في كمية كبيرة من المخزون، فما عليك سوى تقديم بعض عناصر العرض التي يمكن للحاضرين طلبها في الحدث حتى تتمكن من شحنها إلى منزلهم أو مكتبهم. ربما سيقدرون عدم الاضطرار إلى حمل الأغراض أو حزمها لأخذها إلى المنزل، لذلك قد تجد أنك تبيع المزيد بهذه الطريقة.
توقيع الكتب
عند الحديث عن المؤلفين، من الجيد تحديد موعد لتوقيع الكتب للمتحدثين الذين نشروا كتبًا خلال الحدث. من الأفضل عمومًا استضافة حفل توقيع كتاب مؤلف معين مباشرة بعد خطاب الفرد، حيث قد يذهب الحاضرون المتحمسون للعرض التقديمي للفرد مباشرةً إلى موقع التوقيع لشراء كتاب لتوقيعه. يمكن أن يساعد هذا مجموعتك على تعزيز مبيعات الكتب، كما أنه يجعل احتمال التحدث في الحدث الخاص بك جذابًا بشكل خاص للمؤلفين.
المعرض التجاري
تتضمن معظم مؤتمرات الأعمال جزءًا من المعرض التجاري، والذي يتضمن تخصيص منطقة حيث يمكن للبائعين والجهات الراعية إنشاء أكشاك لعرض منتجاتهم وخدماتهم مقابل رسوم. يمكن للأموال التي تأتي نتيجة للرسوم المتعلقة بالمشاركة في المعرض التجاري أن تساعد في تغطية تكاليف تنظيم الحدث بشكل عام وتساعد أيضًا منظمة التخطيط على كسب إيرادات لدعم عملياتها.
بالنسبة لبعض المؤتمرات، يظل المعرض التجاري مفتوحًا طوال الوقت، بينما في البعض الآخر يكون قسم جناح العارضين متاحًا فقط للحاضرين خلال الأوقات التي لا تقام فيها الجلسات. يتم تخصيص مساحة جناح محددة لكل عارض حيث يقومون بإعداد شاشات للترويج لمنتجاتهم وخدماتهم. يقومون بتعيين أعضاء الفريق لتوظيف الأكشاك والتفاعل مع الحضور. يقوم معظمهم بتوزيع منشورات المنتج وتقديم نوع من الهدايا (عادة هدايا عمل ترويجية أو وجبات خفيفة)، بالإضافة إلى جمع معلومات الاتصال من الحضور لاستخدامها لأغراض تسويقية في المستقبل.
المزاد الصامت
إذا كان مؤتمرك عبارة عن حملة جمع تبرعات كبيرة للمجموعة الراعية أو جمعية أخرى، ففكر في استضافة مزاد صامت. يتضمن ذلك جمع العناصر المتبرع بها والتي يمكن للحاضرين المزايدة عليها لفترة زمنية محددة خلال المؤتمر. بمجرد إغلاق المزايدة، "يفوز" أعلى مزايد لكل عنصر - مما يعني أنه سيشتري العنصر. أولئك الذين يشاركون يستمتعون بالتسوق والمنافسة، خاصة إذا حصلوا على بعض الصفقات الرائعة، وتتمتع المنظمة بتدفق إيرادات إضافي من الحدث.
الطعام: الوجبات والوجبات الخفيفة
الطعام جزء مهم من أي حدث في المؤتمر! من المحتمل أنك ستحتاج إلى شراء وجبات الطعام والوجبات الخفيفة من مركز المؤتمرات أو الفندق أو أي مكان آخر سيقام فيه الحدث. يجب أن تخطط لتناول وجبة إفطار خفيفة في الصباح إذا بدأ الحدث في وقت مبكر من اليوم، ووجبة غداء مقبلات أو بوفيه، ووجبات خفيفة بعد الظهر. تشمل بعض الأحداث أيضًا وجبات مسائية في ليلة واحدة أو أكثر، خاصة إذا كان هناك حفل توزيع جوائز أو عرض رئيسي مسائي خاص.
عند طلب القائمة، تأكد من توفر مجموعة واسعة من الخيارات لمراعاة القيود الغذائية الخاصة. إذا كنت تقدم اختيارات البوفيه، فتأكد من وجود خيارات للأشخاص الذين لا يستطيعون (أو يختارون عدم تناول) تناول أشياء مثل الغلوتين أو السكر أو القمح أو المكسرات أو اللحوم. من المستحسن أيضًا أن تكون هناك خيارات متاحة لأولئك الذين يتبعون أسلوب حياة نباتي. إذا كنت تقدم وجبات طعام، فاسمح للحاضرين باختيار الوجبات التي تناسب طريقة تناولهم للطعام. إحدى الطرق للقيام بذلك هي تضمين قسم في نموذج التسجيل حيث يمكن للمشاركين تحديد القيود الغذائية أو تقديم طلبات خاصة.
استقبال ركلة البداية
فكر في استضافة حفل استقبال في الليلة الأولى للمؤتمر يركز على إشراك المشاركين في الحدث وترويج الداعمين (البائعين والجهات الراعية). تتمثل الفكرة في استضافة حدث ممتع يتطلع الأشخاص إلى حضوره وسيمنحهم فرصة للاختلاط مع الحاضرين الآخرين بطريقة منظمة.
غالبًا ما تُقام حفلات الاستقبال هذه في أرضية المعرض التجاري، مما يوفر للحاضرين لمحة أولى عن العارضين في مكان مريح حيث يتم تقديم الأطعمة والمشروبات. وهذا يخلق فائدة ذات قيمة مضافة للبائعين والجهات الراعية التي تدفع مقابل الحصول على أكشاك للعارضين، حيث أن حفلات الاستقبال هذه عادة ما تحظى بحضور جيد من قبل المشاركين في المؤتمر.
ربما يمكنك العثور على راعٍ لضمان تكلفة هذا النوع من الأحداث مقابل مقابل ترويجي. إذا كنت ستقدم المشروبات الكحولية في حفل الاستقبال، فكر في منح كل حاضر عددًا معينًا من تذاكر المشروبات حتى يتمكنوا من الحصول على بعض المشروبات مجانًا. سيساعد هذا في التحكم في التكلفة وتقليل مشكلات المسؤولية المحتملة الأخرى أيضًا. يجب ألا يكون هناك أي رسوم مقابل الطعام أو الأنواع الأخرى من المشروبات.
الاتصالات الاجتماعية
إنها فكرة جيدة أن يتم دمج طرق إضافية غير رسمية للحاضرين للتواصل مع بعضهم البعض والتواصل الاجتماعي بطريقة مريحة.على سبيل المثال، يمكنك تضمين Tweetup الذي يسمح للأشخاص بالتواصل بطريقة ممتعة مع تعزيز تواجد الحدث على وسائل التواصل الاجتماعي. حدد وسمًا رسميًا للحدث، حتى يتمكن الحاضرون من مشاركة تجاربهم عبر الإنترنت.
من الجيد أيضًا السماح للحاضرين بالتسجيل للمشاركة في الأحداث الجماعية التي سيدفعون ثمنها بأنفسهم، مثل الوجبات في أنواع معينة من المطاعم، مع المتحدثين أو المؤلفين الذين تم تسليط الضوء على أعمالهم في الحدث أو لمشاهدة المعالم السياحية المحلية. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص للأشخاص الذين لا يحضرون مع أشخاص آخرين يعرفونهم لأنه يوفر لهم وسيلة للتعرف على الحاضرين الآخرين والمشاركة في المنطقة المحلية دون الحاجة إلى الخروج بمفردهم.
ترفيه
يمكن أن يكون الترفيه ميزة إضافية رائعة للمؤتمرات الكبيرة، خاصة تلك التي تمتد لعدة أيام. تتضمن بعض المؤتمرات التي تستغرق عدة أيام أحداثًا بعد ساعات العمل مثل الحفلات الموسيقية أو العروض الكوميدية أو الحفلات التي يمكن للمشاركين حضورها.يجب تضمين قبول الحضور في رسوم تسجيل الحدث الإجمالية، على الرغم من أنه ينبغي عليك أيضًا السماح لهم بشراء تذاكر إضافية فقط للجزء (الأجزاء) التي تركز على الترفيه. بهذه الطريقة، من الممكن للمسافرين بغرض الأعمال الذين يصطحبون الأصدقاء أو أفراد الأسرة معهم أن ينضموا إلى مرافقي سفرهم في هذا النوع من الأحداث.
مجموعات التمرين
قد يكون من الصعب البقاء على المسار الصحيح مع روتين التمرين عندما تكون خارج المدينة لحضور مؤتمر. قد يكون من المفيد أن يقوم منظمو الحدث بنشر جدول لأنشطة التمارين الجماعية المنظمة. على سبيل المثال، يمكنك الاستعانة بأحد أعضاء اللجنة على دراية بالمنطقة المحلية لاستضافة جولات المشي أو الجري يوميًا، أو تخصيص منطقة في المكان لتقديم دروس اللياقة البدنية الجماعية لأولئك الذين يرغبون في المشاركة.
جوائز باب الحضور
يحب الناس الفوز بالأشياء، لذلك قد يكون من الرائع توفير طرق للحاضرين للتسجيل والفوز بجوائز الباب خلال الحدث.يمكنك تضمين جوائز الباب المقدمة من المنظمة الراعية بالإضافة إلى العناصر التي ساهم بها البائعون. على سبيل المثال، قد تمنح بعض المجموعات جائزة نقدية كبرى (بتمويل من المنظمة أو جهة راعية)، بالإضافة إلى جوائز أصغر يتبرع بها العارضون في المعارض التجارية.
تدير العديد من المجموعات عملية منح جوائز الباب من خلال تزويد الحضور ببطاقات بينغو مملوءة باسم كل راعي أو البائعين العديدين الأوائل الذين يقومون بالتسجيل والدفع. يجب على الحضور زيارة الأكشاك المحددة للحصول على الطوابع أو التوقيعات المميزة، ثم يتم إدخال البطاقات المكتملة في السحب. يتم سحب البطاقات في وقت محدد مسبقًا (عادة في نهاية اليوم)، مع منح الجوائز للمشاركين الحاضرين.
في بعض الأحداث، يقوم البائعون الذين لديهم جوائز الباب بمنحها عن طريق جمع بطاقات العمل من الحاضرين أو مسح الرموز الشريطية من شاراتهم.
جوائز باب العارضين
تقدم بعض المجموعات أيضًا جوائز الباب للعارضين كوسيلة لزيادة إشراك الأفراد والشركات التي تقدم الدعم المالي للمؤتمر.أحد الخيارات هو سحب أسماء عارض واحد أو اثنين للحصول على مساحة جناح مجانية لحدث العام التالي. قد ترغب أيضًا في التفكير في رسم أسماء ممثلي البائعين لمنح جوائز ممتعة سيستمتعون بتلقيها. سوف يقدرون ذلك، وقد يساعدهم ذلك في حث أصحاب العمل على المشاركة في العام المقبل!
التقييمات
من المهم الحصول على تعليقات من الحاضرين لهذا العام، وكذلك البائعين والجهات الراعية. توفير وسيلة لجميع المشاركين لاستكمال نموذج التقييم. يمكنك توزيع التقييمات الورقية في الحدث أو المتابعة عن طريق إرسال استبيان خلال أيام قليلة. بغض النظر عن الطريقة التي تطلب بها التعليقات، فمن المهم أن تفعل ذلك! ومن المهم أيضًا أن تستمع! انشر النتائج وخذ الملاحظات التي تأخذها بعين الاعتبار عند البدء في التخطيط لحدث العام المقبل.
أتمنى لك مؤتمرًا رائعًا
على الرغم من أن هذه ليست قائمة شاملة لكل أنواع الأنشطة الممكنة التي يمكن تضمينها في المؤتمر، إلا أنها تعتبر نقطة بداية رائعة.قم بمراجعة هذه الأفكار وشجع الآخرين المشاركين في التخطيط لحدثك القادم على أن يفعلوا الشيء نفسه. استخدم ما تعلمته لتحديد بعض الأنشطة وكنقطة بداية للتفكير في أفكار أخرى قد تساعد في جعل الحدث الخاص بك أكثر جاذبية لجمهورك المستهدف. هناك الكثير من المؤتمرات، لذا من المهم اتخاذ خطوات للتأكد من أن مؤتمرك يوفر فرصًا وموارد قيمة للتطوير المهني، بالإضافة إلى بعض المرح.
