نموذج W-9 الخاص بخدمة الإيرادات الداخلية (IRS) بعنوان "طلب رقم تعريف دافع الضرائب والشهادة". تم تصميم مستند مصلحة الضرائب الأمريكية هذا لجمع المعلومات الضريبية الأساسية من بعض دافعي الضرائب، الذين قد يكونون أفرادًا أو شركات.
الغرض من النموذج W-9
أولاً وقبل كل شيء، يوفر نموذج W-9 للشركة معلومات أساسية عن دافعي الضرائب الذين تتعامل معهم أعمالًا تجارية. يسمح لهم بالإبلاغ عن المبلغ المدفوع لدافعي الضرائب مقابل الخدمات المقدمة إلى مصلحة الضرائب. يجب على مواطني الولايات المتحدة والأفراد الأجانب المقيمين والشركات والائتمانات وأنواع أخرى من الكيانات التجارية التي ليس لديها ضرائب محتجزة من أرباحهم إكمال نموذج W-9، في حين يقوم الأجانب غير المقيمين أو الأفراد الأجانب بإكمال نموذج W-8 بدلاً من ذلك.
إذا لم يقم دافع الضرائب بملء نموذج W-9 وإعادته أو قدم رقم تعريف دافع الضرائب (TIN) غير صحيح أو غير مكتمل، فقد تخضع أي أموال مدفوعة لدافعي الضرائب للاستقطاع الاحتياطي. في هذه الحالة، ستقوم الشركة بحجب 28٪ من الدخل المستحق لدافعي الضرائب وإرسال الجزء المحتجز إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. هذه هي طريقة الوكالة الفيدرالية لضمان دفع الضرائب المناسبة، حتى لو لم يتم تحديد هوية دافع الضرائب بشكل صحيح.
متى تكون برامج W-9 مطلوبة؟
تحتاج الشركة إلى الحصول على نموذج W-9 من أي فرد أو شركة والتي ستحتاج إلى تقديم إقرار بالمعلومات إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. على سبيل المثال، من المحتمل أن تحتاج الشركة التي تستأجر مقاولًا مستقلاً لتصميم موقع الويب الجديد للشركة إلى تقديم نموذج 1099-MISC إلى مصلحة الضرائب الأمريكية للإبلاغ عن المبلغ الذي دفعته لمصمم الويب.
من أجل تقديم نموذج 1099-MISC كاملاً، تحتاج الشركة إلى معلومات تعريف المقاول - الاسم ورقم التعريف الضريبي (TIN) والعنوان وما إلى ذلك.ستحتاج الشركة إلى جمع نموذج W-9 من المقاول للحصول على تلك المعلومات. وبالمثل، غالبًا ما تطلب الشركات نماذج W-9 من موردي الشركات حتى يكون لديهم المعلومات التي يحتاجونها للإبلاغ عن نفقات أعمالهم كما هو مطلوب من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية.
الاحتفاظ بالسجلات W-9
كما هو الحال مع معظم المستندات الضريبية، يجب على الشركات الاحتفاظ بنسخ من جميع نماذج W-9 لمدة ثلاث سنوات على الأقل بعد تقديم آخر إقرار ضريبي ذي صلة (أو تاريخ استحقاق الإقرار، إذا كان ذلك لاحقًا). في المثال أعلاه، إذا تعاقدت الشركة مع مصمم الويب في عام 2017 وأكمل عمله قبل نهاية العام، فيجب على الشركة الاحتفاظ بنموذج W-9 الخاص به على الأقل حتى 16 أبريل 2021 (بافتراض أن الشركة قدمت طلبها لعام 2017) الإقرار الضريبي بتاريخ 15 أبريل 2018).
كيفية إكمال نموذج W-9
إن W-9 الفعلي قصير جدًا ومباشر نسبيًا. ويتكون من ثلاثة أجزاء رئيسية: المعلومات الشخصية، رقم التعريف الضريبي (TIN)، والشهادة.
قسم المعلومات الشخصية للأفراد
في السطر 1، يجب على دافعي الضرائب الأفراد تقديم أسمائهم كما تظهر في إقراراتهم الضريبية. على الرغم من أنهم كيانات تجارية من الناحية الفنية، يجب على المالكين الوحيدين وضع اسمهم القانوني في هذا القسم.
يكرر المالكون الوحيدون أسمائهم في السطر الثاني، والذي يستدعي "اسم النشاط التجاري أو اسم الكيان المهمل." هنا، يضعون اسمهم الكامل والأحرف DBA، التي تعني "ممارسة الأعمال باسم" ، متبوعة بالاسم الوهمي للشركة، إن وجد. على سبيل المثال، إذا كان جون سميث المالك الوحيد لشركة Speedy Plumbing، فإنه يملأ السطر الأول باسم John Smith والسطر الثاني باسم John Smith DBA Speedy Plumbing.
بعد ذلك، يقوم دافع الضرائب بتحديد مربع "المالك الفردي/الفردي" الموجود أسفل سطور الاسم. يجب على دافع الضرائب أيضًا تقديم عنوانه البريدي في السطرين 5 و6. يمكن تضمين معلومات العميل على الجانب الأيمن من النموذج في هذه المنطقة، ولكنها ليست مطلوبة.
قسم المعلومات الشخصية للشركات
يجب على الشركات أو الكيانات الأخرى وضع اسمها القانوني (تمامًا كما يظهر في إقرارها الضريبي) في السطر 1. إذا كان لدى الشركة أيضًا اسم تجاري أو DBA، فسيتم ذلك في السطر 2.
بعد ذلك، يقوم المكلف بوضع علامة في المربع الذي يشير إلى كيفية تصنيف الكيان التجاري من حيث هيكله القانوني. ستحتاج إلى تحديد ما إذا كان الكيان عبارة عن شركة C، أو شركة S، أو شراكة، أو شركة ذات مسؤولية محدودة (LLC)، وما إلى ذلك.
إذا كان العمل عبارة عن شركة ذات مسؤولية محدودة ذات عضو واحد، فضع علامة في المربع "فرد/مالك منفرد" بدلاً من مربع "LLC". الشركات ذات المسؤولية المحدودة التي اختارت شكلاً بديلاً للضرائب (على سبيل المثال، الشركة ذات المسؤولية المحدودة التي اختارت أن تخضع للضريبة كشركة S) ستدخل رمز التصنيف الضريبي في المساحة المجاورة لمربع الاختيار ذو المسؤولية المحدودة، وفقًا لتعليمات النموذج.
يجب توفير العنوان البريدي الرئيسي للجهة في السطرين 5 و6. ويمكن أيضًا إضافة عنوان العميل في المساحة الموجودة على يمين قسم العنوان البريدي، ولكنه غير مطلوب.
الإعفاءات
سيترك معظم دافعي الضرائب المساحات في السطر 4 فارغة. تشير المساحة الأولى في السطر 4 إلى أن دافعي الضرائب معفون من الاستقطاع الاحتياطي. لن يتم إعفاء الأفراد والمالكين الوحيدين أبدًا من الاستقطاع الاحتياطي، ولكن في بعض الحالات يتم إعفاء الشركات. يتم إدراج رموز المستفيد وظروفه في الصفحة الثالثة من نموذج W-9. إذا كنت مؤهلاً لأحد هذه الشروط، فيجب عليك وضع رقم الكود المناسب في المساحة الأولى للسطر 4.
لا ينطبق قسم قانون الالتزام الضريبي للحسابات الأجنبية (FATCA) في السطر 4 إلا إذا كنت تقدم نموذج W-9 إلى مؤسسة مالية أجنبية وكنت معفيًا من الإبلاغ عن قانون الامتثال الضريبي للحسابات الأجنبية (FATCA). في هذه الحالة، قم بمراجعة قائمة الرموز والأسباب الموجودة في الصفحة الثالثة من نموذج W-9 لمعرفة ما إذا كنت مؤهلاً، ثم ضع الحرف الرمزي المناسب في مساحة قانون الالتزام الضريبي للحسابات الأجنبية (FATCA) في السطر 4.عندما تكون في شك، اسأل المؤسسة المالية التي تطلب النموذج عما إذا كان يجب عليك ملء هذه المساحة أم لا.
معلومات رقم الحساب
يشير السطر الأخير في قسم المعلومات الشخصية إلى "أرقام الحسابات". هنا، يسرد دافعي الضرائب أي حسابات لديهم لدى مصلحة الضرائب الأمريكية لسداد الضرائب أو المدفوعات المسبقة لالتزامات المسؤولية الضريبية المتوقعة. هذه المعلومات اختيارية ويجب عادةً تركها فارغة.
رقم تعريف دافع الضرائب (TIN)
يجب إكمال قسم رقم التعريف الضريبي بغض النظر عما إذا كان دافع الضرائب فردًا أو مالكًا وحيدًا أو كيانًا تجاريًا.
- يقوم الأفراد بوضع رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم على الجانب الأيمن من النموذج، في المساحات المتوفرة.
- يجوز للمالكين الفرديين والشركات ذات المسؤولية المحدودة ذات العضو الواحد استخدام رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم أو رقم تعريف صاحب العمل (EIN)، على الرغم من أن مصلحة الضرائب الأمريكية تفضل أرقام الضمان الاجتماعي.
- حتى لو كان فرد معين مسؤولاً عن الكيان، فإن الأنواع الأخرى من كيانات الأعمال تضع رقم تعريف صاحب العمل الخاص بها في المساحات المتوفرة.
قسم الشهادات
في هذا القسم يقوم المكلف بالتوقيع على النموذج ويشهد بصحة المعلومات الواردة فيه. إن عدم تقديم معلومات كاذبة أو تقديمها عن عمد يعرض دافعي الضرائب للعقوبات.
الامتثال لـ W-9
سواء كنت مقاولًا مستقلاً أو شركة تقدم خدمات لعميل أو إذا كنت شركة تقوم بتعيين أفراد أو كيانات تجارية لتقديم الخدمات، فإن نماذج W-9 ضرورية للامتثال الضريبي. اطلب المشورة المهنية من متخصص ضرائب مؤهل إذا كانت لديك ظروف خاصة أو لم تكن متأكدًا مما إذا كنت بحاجة إلى إكمال هذا النموذج أو طلبه.
