إذا كانت مؤسستك تتلقى تمويلًا من أي نوع، فإن المتابعة برسالة شكر أمر لا بد منه. إن تعزيز العلاقات مع الجهات المانحة عن طريق إرسال خطاب شكر لن يساعد فقط في تأمين التمويل المستقبلي، بل سيمنح الجهة المانحة وسيلة لمعرفة أنك تقدر دعمها. تعمل الرسائل أيضًا بمثابة سجل للهدية ويمكن استخدامها غالبًا لأغراض ضريبية.
رسائل شكر للتبرع قابلة للطباعة
تتلقى العديد من المنظمات التبرعات لجهودها المختلفة على مدار العام. يمكن حفظ خطابات الشكر المرفقة القابلة للطباعة على سطح المكتب الخاص بك أو طباعتها ثم استخدامها حسب الحاجة.يمكن أن تكون بمثابة دليل مفيد عند إعداد رسائل الشكر الخاصة بمؤسستك وستكون مفيدة عند شكر أولئك الذين دعموا مهمتك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في تنزيل الرسائل، فاطلع على هذه النصائح المفيدة.
رسالة شكر للتبرع للمانحين
أحد أنواع رسائل الشكر الأساسية وربما الأكثر استخدامًا هي رسالة الشكر على التبرع المالي. يمكن إرسال خطاب الشكر المرفق على تبرعك المالي بمجرد تلقي تبرع خيري. إنه يشكر بشكل أساسي الجهة المانحة على مساهمتها ويترك الباب مفتوحًا لفرص التواصل المستقبلية. ويمكن استخدامه أيضًا للأغراض الضريبية ويكون بمثابة سجل لمساهمتك.
رسالة شكر للرعاية
نوع آخر شائع من التبرع هو الرعاية. تقرر العديد من الشركات والأفراد رعاية حدث خاص والمساهمة ماليًا للقيام بذلك.يمكن إرسال رسالة الشكر المرفقة لخطاب الرعاية الخاص بك إلى أولئك الذين قاموا برعاية حدث مؤسستك. يوضح هذا النوع من الخطابات مبلغ التبرع بالإضافة إلى أي مزايا يتم تقديمها مقابل الرعاية مثل تذاكر الحدث الذي يتم رعايته أو الاعتراف به.
رسالة شكر للحضور
بعد عقد حدث خاص، ترسل المنظمات رسائل شكر لمن حضر الحدث. يمكن إرسال رسالة الشكر المرفقة لحضور حدث خاص إلى أي شخص حضر منفعة خيرية وساهم بالمال للقيام بذلك. يجب أن يتضمن هذا النوع من الخطابات تاريخ الحدث وجزء التبرع الذي يمكن خصمه من الضرائب. ويمكنه أيضًا ذكر أي أحداث مستقبلية ويمكن استخدامه للأغراض الضريبية.
رسالة شكر لمساهمة الأعمال
لا تنس أن تشكر أي شركة تتبرع لقضيتك. يمكن إرسال خطاب شكر الشركة المرفق إلى الشركات التي أرسلت مساهمة إلى مؤسستك. إنها طريقة رائعة لمؤسستك للتعبير عن التقدير وتزويد الشركة بسجل للتبرع.
تشريح رسالة الشكر الأساسية
عندما تنظر إلى قوالب رسائل التبرع المتنوعة، ضع في اعتبارك أن جميع الرسائل يجب أن تحتوي على نفس المعلومات الأساسية. بعض النقاط التي يجب وضعها في الاعتبار تشمل:
- قم بإجراء اتصال شخصي بعملك.
- أظهر للمتبرع كيف يتم استخدام أمواله.
- اصنع رؤية لمهمتك.
- أعط لمحة عن المكان الذي ستذهب إليه.
إذا كنت تخطط لدمج خطاب الشكر مع إيصال، فتأكد من تضمين جميع المعلومات التي يجب أن تكون موجودة في إيصال التبرع الخيري.
نصائح لكتابة رسائل شكر للتبرع الإبداعي
يمكن أن تكون رسائل الشكر على التبرعات إما رسمية أو تجارية أو ممتعة ومبتكرة اعتمادًا على غرض مؤسستك ومستلمي الرسائل. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل رسالة شكر إلى الشركات الراعية لجمع التبرعات لأبحاث السرطان، فقد ترغب في أن تكون أكثر رسمية. ومع ذلك، إذا كنت ترسل رسالة شكر إلى الشركات الراعية لبرنامج رياضي للشباب، فيمكنك جعلها أكثر متعة. تعرف على علامتك التجارية وجمهورك، ثم حدد نوع الإبداع المناسب.
استخدم سمة ممتعة
استخدام موضوع مؤسسي ممتع يمكن أن يساعد في إبراز خطاب التبرع الخاص بك لأنه سيشعر بالتماسك والارتباط بحدثك أو مؤسستك الفريدة، وسيكون لا يُنسى بالنسبة لأولئك الذين قد يتلقون الكثير من الرسائل القياسية.اختر سمة تتوافق مع مؤسستك أو حدثك، مثل مطبوعات مخالب لملجأ للحيوانات. قم بدمج الموضوع في التصميم والتنسيق والخط والصياغة والأظرف والطوابع (إن أمكن) للحصول على مظهر منسق لا يُنسى.
تجاوز الورقة البيضاء الأساسية
تخطي ورق النسخ القياسي وامنح خطاب التبرع الخاص بك مظهرًا فريدًا مع خيارات تصميم الورق الممتعة.
- استخدم ورقًا بنفس لون الشعار الموجود في شعارك حتى يسهل التعرف عليه باعتباره منك.
- إضافة شعار علامة مائية على خلفية الرسالة لإضفاء مظهر جذاب بشكل رسمي.
- أنشئ حدودًا رائعة حول الحرف مثل الرموز التعبيرية اليدوية الصغيرة مثل الإبهام والتصفيق والإشارة بإصبعك كبادرة صامتة من الامتنان.
- اختر أظرفًا ملونة تتناسب مع ورق رسالتك.
كن مبدعًا في التسليم
ليس من الضروري أن تكون رسالتك مذهلة إذا كانت رسالة التسليم الخاصة بك كذلك. اجعل استلام الرسالة أمرًا لا يُنسى عن طريق اختيار طرق تسليم غير شائعة.
- استخدم تقنيات طي الورق مثل الأوريجامي لطي الحروف إلى أشكال إبداعية قبل تسليمها شخصيًا.
- قم بتسليم كل حرف كبرقية غنائية.
- ضع الحروف في صناديق هدايا رفيعة أو في وعاء آخر ممتع قبل الشحن.
- قم بتضمين مغناطيس للشركة، أو قسيمة مجانية، أو غيرها من الهدايا الترويجية الصغيرة والبسيطة التي سيتم حذفها عندما يفتحون الرسالة حتى يتمكنوا من تذكرك طوال العام.
- تأمين الرسالة بشريط لجعلها تبدو كهدية جذابة.
تخصيص كل حرف
تأكد من أن رسائلك تبدو أكثر شخصية من نموذج رسالة شكر عن طريق إضافة عناصر مخصصة لكل مستلم.
- قم بتوقيع كل حرف باليد باستخدام قلم ملون مختلف.
- أضف صورة للمستلم وهو يتفاعل مع شركتك أو حدثك.
- العمل مع الموظفين الآخرين لكتابة كل حرف يدويًا بالكامل.
بناء علاقات إيجابية مع المانحين
باستخدام رسائل الشكر المناسبة، يمكنك تنمية علاقات مع المتبرعين تدوم لسنوات. سيتمكن مستلمو الرسائل من معرفة مدى صدق شكرك بناءً على الشكل والصياغة، لذا استثمر الكثير من الوقت والجهد لجعلها مدروسة حقًا.
