هل تحتاج إلى كتابة طلب خطاب الدفع؟ في حين أن الاتصال بالعملاء ومطالبتهم بدفع الفواتير التي فات موعد استحقاقها أمر غير سار، إلا أنه أمر يتعين على الأشخاص الذين يمتلكون ويديرون الشركات القيام به بالتأكيد من وقت لآخر. لاستخدام قالب الرسالة المتوفر هنا، ما عليك سوى النقر على الصورة أدناه. سيتم فتح المستند كملف PDF يمكنك بعد ذلك تحريره وحفظه وطباعته حسب الحاجة. استخدم هذا الدليل لمطبوعات Adobe إذا كنت بحاجة إلى مساعدة بشأن كيفية استخدام هذا المستند.
رسالة طلب سداد مبلغ الرصيد
استخدم هذا القالب إذا كنت تريد كتابة خطاب طلب دفع الرصيد المستحق.
رسالة طلب الدفعة المقدمة إلى العميل
استخدم هذا القالب في الحالة التي يتعاقد فيها العميل معك لتقديم منتجات أو خدمات تتطلب الدفع مقدمًا.
طلب خطاب للإفراج عن الدفع
استخدم نموذج الرسالة هذا كنقطة بداية لطلب تحرير دفعة محتجزة في الضمان في انتظار إكمال المعاملة.
نصائح لكتابة خطاب طلب الدفع
بينما يجب عليك ضبط المعلومات الموجودة في القالب لتتناسب مع موقفك، فمن المهم استخدام لهجة مناسبة والتأكد من تنسيق المستند بشكل احترافي.
استخدم النغمة المناسبة
عند إرسال خطاب إلى عميل أو عميل يطلب فيه الدفع، من الضروري توصيل وجهة نظرك بأكبر قدر ممكن من الوضوح مع الحفاظ على لهجة إيجابية ومهنية. لا ترسل الطلب الأول أو الثاني الذي يكون سلبيًا لدرجة أن العميل يشعر بالهجوم. إذا كانت اللهجة قاسية للغاية، فقد يشعر العميل أنه لا فائدة من محاولة مواصلة العلاقة مع عملك. عندما يحدث ذلك، هناك خطر أن يختار العميل عدم دفع الفاتورة، لأنه غير مهتم بالحفاظ على العلاقة.
استخدام التنسيق الاحترافي
استخدم ترويسة الشركة وتنسيق خطاب العمل القياسي إذا كنت ترسل خطاب طلب دفع عبر البريد أو الفاكس. اعتمادًا على إجراءات المراسلات الخاصة بشركتك، قد يكون من المقبول أيضًا أن تقوم بإرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني. إذا كان الأمر كذلك، فمن الأفضل تضمين الرسالة في نص رسالة البريد الإلكتروني بدلاً من تضمينها كملف مرفق.ليس من الضروري إنشاء قالب ترويسة لرسالة بريد إلكتروني، ولكن يجب عليك إغلاق الاتصال بتوقيع البريد الإلكتروني الرسمي لشركتك.
متابعة
إذا قمت بإرسال خطاب طلب دفع على حساب مضى موعد استحقاقه ولم تتلقى ردًا من المستلم في غضون 30 يومًا، ففكر في إجراء مكالمة هاتفية للمتابعة. كما هو الحال مع الرسالة، من المناسب الحفاظ على نبرة إيجابية. حاول التحدث مباشرة مع الشخص المسؤول عن دفع الفاتورة وتأكيد استلام الرسالة. إذا كنت قادرًا على التحدث مع الطرف المسؤول، فاعرض عليه معالجة الدفع ببطاقة الائتمان عبر الهاتف أو عبر الإنترنت. إذا لم يكن الأمر كذلك، اسأل متى يمكنك أن تتوقع تلقي الدفع. قم بتدوين التاريخ وتابعه بخطاب الدفع المتأخر.
إجراءات إضافية للمجموعة
إذا لم يتم استلام الدفعة كما هو متفق عليه، فستحتاج إلى تصعيد الحساب إلى الخطوة التالية في إجراءات شركتك لإدارة الحسابات المتأخرة.إذا ظلت الفاتورة غير مدفوعة لفترة طويلة من الوقت، فيجب أن تكون لهجة خطابات التحصيل المستقبلية أكثر صرامة، ويتم تحويلها في النهاية إلى وكالة التحصيل إذا لزم الأمر. في حين أن هناك بالتأكيد ظروف يلزم فيها اتخاذ إجراءات التحصيل النهائية، إلا أنه ليس من المستحسن القيام بذلك حتى تستنفد كل السبل الممكنة لحل مشكلة الدفع المتأخر وديًا. حتى تصبح مستعدًا فعليًا لإرسال الحساب إلى المجموعات أو اتخاذ إجراء قانوني، لا تذكر مثل هذه الإجراءات في مراسلات طلب الدفع مع الأشخاص أو الشركات التي تجاوزت حساباتها موعد السداد.
