لكل حالة إغلاق عمل تفاصيل مختلفة. سيحدد نوع العمل الإجراءات التي يتعين عليك أو على عملائك أو مورديك اتخاذها قبل إغلاق العمل نهائيًا. لإعداد خطاب مخصص يلبي احتياجاتك، ابدأ بعينة خطاب وقم بتعديل الصياغة لتعكس تفاصيل موقفك الخاص.
قوالب الرسائل الختامية للأعمال
إذا كنت تدير عملية إغلاق نشاط تجاري، فقد يكون من المناسب لك إرسال خطابات إلى عملائك ومورديك.يتم توفير نماذج رسائل لهذه الجماهير هنا. يمكنك الوصول إلى كل قالب من خلال النقر على الصورة المقابلة. كل قالب عبارة عن مستند PDF قابل للتخصيص ويمكن حفظه وطباعته حسب الحاجة. راجع هذا الدليل للمطبوعات للحصول على مساعدة في التعامل مع المستندات.
إشعار العميل
تم تصميم هذا القالب ليتم إرساله إلى العملاء لإعلامهم بإغلاق الشركة. من المهم بشكل خاص إرسال هذا النوع من الرسائل إذا كان العملاء بحاجة إلى التقاط العناصر من موقعك أو اتخاذ نوع آخر من الإجراءات قبل توقف العمل.
إخطار المورد
استخدم هذه الرسالة لإخطار الموردين بأن مؤسستك ستتوقف عن العمل، مع التأكد من تقديم إشعار كافٍ للسماح بإعداد فواتير الحساب النهائي والدفع وحل أي مسائل معلقة.
أسباب كتابة خطاب إغلاق الأعمال
بمجرد اتخاذ قرار إغلاق عملك، لا يُنصح بتعليق لافتة "مغلق" على باب منزلك. من الأفضل أن تعلن عن الإغلاق لعملائك ومورديك بخطاب رسمي. لقد كانوا لاعبين رئيسيين في أنشطة عملك من خلال شراء منتجاتك وخدماتك، وفي حالة الموردين، من خلال تزويدك بالمنتجات والخدمات التي كانت مفيدة في عملك. كأحد الإجراءات النهائية لخدمة العملاء، ستحتاج إلى منحهم تحذيرًا مسبقًا بأن عملك لن يكون متاحًا بعد الآن.
يعد خطاب إغلاق العمل طريقة ممتازة لوضع نهاية احترافية لعلاقتك التجارية الحالية وشرح أي إجراءات يتعين على عملائك ومورديك اتخاذها. يُظهر إرسال هذا النوع من الرسائل جهدًا حسن النية للتواصل مع الأشخاص الذين أجرت مؤسستك أعمالًا معهم واستيعابهم.يمكن أن يساعد أيضًا في ضمان معالجة جميع الأمور قبل الإغلاق، مما قد يساعد في منع ظهور مشكلات قانونية محتملة في المستقبل.
توقيت إشعار الإغلاق
لا توجد قاعدة صارمة وسريعة بشأن الوقت الذي تحتاج فيه إلى إرسال خطاب إغلاق العمل بالبريد. سيعتمد تاريخ البريد الفعلي على عدة عوامل.
العملاء
تريد أن يسمع منك عملاؤك المميزون خبر إغلاق عملك، وليس من خلال الشائعات أو اكتشاف باب مغلق دون إشعار مسبق. إن وجود إشعار يعزز لدى عملائك أنك تعتقد أنهم مميزون ويمنحهم الفرصة لإجراء أي معاملات تجارية نهائية ضرورية معك.
بشكل عام، فكر في إرسال خطاب إشعار إغلاق بالبريد أو تضمين نسخة من الخطاب في فاتورتهم الشهرية قبل 30 يومًا على الأقل من تاريخ الإغلاق. ستحتاج شركة الخدمات، مثل محل التنظيف الجاف أو ورشة التصليح، إلى منح العملاء وقتًا كافيًا للحضور واستلام متعلقاتهم.من المحتمل أن ترغب شركات البيع بالتجزئة في ترك الكثير من الوقت للبيع لتقليل مخزونها، مع إصدار خطاب إغلاق الأعمال قبل بدء البيع.
الموردون
من الأفضل عمومًا إبلاغ الموردين بنيتك في الإغلاق قبل 60 يومًا على الأقل من التاريخ النهائي للتشغيل. سيتيح هذا وقتًا كافيًا لتسوية الحسابات وإغلاقها.
اعتبار خاص للخطط المستقبلية
إذا كنت تبيع مشروعًا تجاريًا وتخطط لفتح مشروع تجاري جديد ذي صلة بعد ذلك مباشرة، فقد ترغب في تقليل مقدار الوقت بين الاثنين. على سبيل المثال، قد تقرر تأجيل إرسال خطاب إغلاق العمل حتى قبل تاريخ الإغلاق مباشرة إذا كنت تبيع امتياز التدبير المنزلي الخاص بك وتفتح خدمة التدبير المنزلي الخاصة بك.
ما يجب توصيله في رسالتك
تتمثل الأهداف الرئيسية لخطاب إغلاق الأعمال في التعبير بوضوح عن تفاصيل إغلاق الأعمال وتقديم الشكر الصادق للقارئ على أعماله أو خدمته. لا يلزم أن تكون هذه الرسائل طويلة لتكون فعالة. يجب أن تكون الرسالة:
- أخبر القارئ بتاريخ إغلاق العمل
- أخبر القارئ بأي شيء يتعين عليه القيام به (مثل استلام خدمة التنظيف الجاف، أو سداد فاتورته المستحقة، أو الحضور لإنهاء عملية البيع)
- أخبر القارئ أين يوجه أسئلته
- شكر العميل أو المورد على أعمالهم
ليس من الضروري أن توضح الرسالة سبب إغلاق العمل. إذا كان السبب خبرًا جيدًا، مثل تقاعد المالك، فقد تقرر تضمين السبب في الرسالة. بخلاف ذلك، من الأفضل عادةً تركيز الرسالة على الموضوعات التي تهم القارئ، مثل ما يجب عليه فعله ومتى.
حافظ على العلاقة
يُفضل دائمًا ترك علاقة العمل بشكل إيجابي. حتى إذا كنت لا تخطط أبدًا لرؤية أي فرد أو العمل معه مرة أخرى، فمن الأفضل أن تكون مفيدًا وإيجابيًا وصادقًا في خطابات إغلاق العمل.إن احترافك سيجعل من السهل إغلاق العمل وقد يمنحك بداية إذا قادتك خطط عملك المستقبلية إلى العمل مع هؤلاء الأفراد أنفسهم في المستقبل.
