عندما يخطرك أحد الموظفين باستقالته، قد يكون من الصعب معرفة ما ستقوله. غالبًا ما يتفاجأ المديرون عندما يستقيل أحد الموظفين، لذلك من المهم بالنسبة لهم أن يكونوا مستعدين للرد بشكل مناسب عندما يقدم الموظف خطاب استقالة أو يذكر أنه سيترك وظيفته.
ماذا تقول عندما يستقيل الموظف
لا توجد طريقة واحدة صحيحة للرد عندما يترك شخص ما وظيفته. من نواحٍ عديدة، سيختلف ما يجب عليك قوله بناءً على تفاصيل الموقف وسياسات وإجراءات شركتك. مهما كان الأمر، من المهم الرد بطريقة مدنية ومهنية.
خيارات الاستجابة الأولية
عندما يخبرك أحد الموظفين بأنه سيستقيل، كن مستعدًا للرد على بيانه على الفور، بطريقة هادئة ورائعة. أمثلة على الاستجابات الأولية المناسبة هي:
- يؤسفني سماع ذلك.
- شكرًا لإخباري بذلك.
- تفاجأت عندما علمت برحيلك.
لا تقل أي شيء يمكن تفسيره على أنه سلبي أو حكمي أو مهين. امتنع عن الرد بطريقة تشير إلى أنك تتخذ قرار الشخص بالاستقالة بشكل شخصي.
طلب إشعار كتابي
تطلب معظم الشركات خطاب استقالة مكتوب. إذا لم يكن لدى الموظف خطاب، فاطلب واحدًا بعد بيانك الأولي. من الأفضل أن تحصل على إشعار كتابي في الوقت الذي يخبرك فيه الموظف بأنه سيغادر. يمكن كتابتها بخط اليد أو إرسالها إليك عبر البريد الإلكتروني أو كتابتها وطباعتها بسرعة.يحتاج خطاب الاستقالة ببساطة إلى التاريخ، وبيان بأن الموظف يختار الاستقالة، وما يتوقع الفرد أن يكون آخر يوم عمل له.
لطلب خطاب استقالة مكتوب يمكنك قول:
- أنا سعيد لأنك أخبرتني، على الرغم من أن سياسة الشركة تتطلب خطاب استقالة مكتوب. هل لديك واحدة جاهزة؟
- إذا لم يكن لديك خطاب استقالة، فلنقم بصياغة واحدة الآن. إليك المفكرة التي يمكنك استخدامها.
- سيطلب قسم الموارد البشرية نسخة من خطاب الاستقالة الخاص بك. أرى أن هاتفك معك. هل ستسحب بريدك الإلكتروني وتكتب ملاحظة سريعة تؤكد محادثتنا وترسلها إليّ؟
كن مستعدًا للرد على الأسئلة، بما في ذلك مقدار الإشعار الذي تتوقعه الشركة عند استقالة الموظف. راجع دليل موظفي الشركة للحصول على إجابة محددة إذا كنت غير متأكد.
قبول الاستقالة
ما لم يكن هناك عقد يمنع الموظف من الاستقالة، أخبره أنك تقبل استقالته. أخبرهم أنك أو ممثل الموارد البشرية سوف يتواصلون معك لوضع اللمسات الأخيرة على تفاصيل خروجهم من المؤسسة بمجرد اتباع القنوات المناسبة.
أسئلة المتابعة
قد ترغب في طرح بعض الأسئلة لمحاولة فهم سبب قرار الفرد بالمغادرة. تتضمن أمثلة الأسئلة المناسبة ما يلي:
- هل ترغب في مشاركة ما دفعك إلى الاستقالة؟
- هل حدث شيء محدد دفعك إلى اتخاذ قرار الرحيل؟
- هل تمانع في مشاركة ما تخطط للقيام به بعد انتهاء وقتك هنا؟
لا تضغط على الموظف للحصول على الإجابات. الموظف غير ملزم بإخبار صاحب العمل عن سبب استقالته أو ما يخطط للقيام به بعد ذلك.لا تطرح الكثير من الأسئلة أيضًا. إذا بدا أن الموظف مترددًا في المشاركة، فاتركه وشأنه. من المحتمل أن يقوم شخص ما في فريق الموارد البشرية بطرح أسئلة مماثلة أثناء مقابلة الخروج للفرد.
أتمنى لهم التوفيق
اختتم المحادثة بأدب من خلال التعبير عن التقدير والتمني لهم بالخير. على سبيل المثال:
- شكرًا على عملك الجاد خلال الفترة التي قضيتها هنا. أطيب التمنيات بالنجاح المستمر.
- شكرًا لك على إعلامي بذلك شخصيًا. أقدر اهتمامك وأتمنى لك التوفيق.
- سوف نفتقدك. أطيب التمنيات بالنجاح الكبير في أي مسار وظيفي تتبعه.
المضي قدمًا بعد استقالة الموظف
بمجرد قبول استقالة الموظف، سيكون الوقت قد حان للتركيز على عملية الانتقال. قم بإشراك الموظفين المناسبين للتعامل مع أوراق وإجراءات إنهاء الخدمة، بما في ذلك الموارد البشرية وفريق تكنولوجيا المعلومات.يجب أن يبدأ البحث عن بديل، ويجب إخطار الموظفين الآخرين. إن التعامل مع استقالة الموظف الجيد ليس بالأمر الذي يرغب أي مدير في مواجهته. إن الاستعداد للتعامل مع هذا الاحتمال سوف يجهزك لمعالجة استقالة الموظف باحترافية ونعمة.
