يعد تزويد الموظفين بالتعليقات حول كيفية أدائهم لوظائفهم جزءًا مهمًا من دور كل مدير. في العديد من الشركات، يُتوقع من المشرفين أن يزودوا الموظفين بشكل دوري بمراجعة رسمية ومكتوبة للأداء. بغض النظر عن نوع نموذج تقييم الموظفين الذي تستخدمه شركتك، فمن المحتمل أن تكون التعليقات السردية مطلوبة. على الرغم من أن العثور على الكلمات المناسبة لاستخدامها قد يكون أمرًا صعبًا، إلا أن نماذج العبارات المقدمة هنا يمكن أن تساعدك على البدء.
تعليقات إيجابية
يتضمن أحد جوانب مراجعة أداء الموظف تقديم تعليقات إيجابية حول الأشياء التي يقوم بها كل عضو في الفريق بشكل جيد.يجب أن يكون الثناء محددًا ومتعلقًا بالمكونات الرئيسية لنجاح العمل. لا تتردد في استخدام العبارات المدرجة هنا بالشكل المناسب، أو استخدامها كنقطة بداية لتبادل الأفكار حول طرق أخرى لتوصيل المعنى الذي ترغب في مشاركته.
الأداء الوظيفي الإيجابي
بدلاً من مجرد إخبار الموظفين بأن أدائهم على قدم المساواة، حدد نقاط قوة معينة تستحق الثناء. خذ بعين الاعتبار هذه الأمثلة:
- يفي باستمرار أو يتجاوز معايير الوظائف أو متطلبات الأداء
- تسليم العمل عالي الجودة في الوقت المناسب
- اهتمام متميز بالتفاصيل يؤدي إلى عمل خالٍ دائمًا من الأخطاء
- يُظهر إتقانًا استثنائيًا لمهارات العمل ومتطلباته
التواصل المتميز
جرّب نموذج الصياغة هذا للتعبير عن التقدير لمهارات التواصل لدى الموظف:
- استباقي في إيصال المخاوف إلى زملاء العمل والإدارة
- يُظهر الرغبة في الاستماع إلى التعليقات والمدخلات من زملاء العمل والإدارة
- يُظهر مهارات اتصال احترافية قوية شخصيًا وعبر الهاتف وكتابيًا
- توصيل الاحتياجات والتوقعات بوضوح لمقدمي الخدمات الداخليين
حل ممتاز للمشكلات
أمثلة العبارات التي تركز على مدح الموظفين لمهاراتهم في حل المشكلات تشمل ما يلي:
- يبحث عن حلول فريدة للمواقف الصعبة
- القدرة على النظر إلى ما هو أبعد من السطح لتحديد الأسباب الجذرية للمشاكل
- منفتح على طرق جديدة لحل المشكلات
- قادر على تحديد المشكلات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها بشكل فعال
أن تكون لاعبًا في الفريق
اعتبر هذه الأشياء بمثابة قول للثناء على الموظفين لبذلهم قصارى جهدهم عندما يتعلق الأمر بكونهم لاعبي الفريق:
- يعطي الأولوية لاحتياجات الفريق ومصالحه فوق الأهداف الفردية
- يضمن مشاركة أعضاء الفريق في المشاريع عن طريق التماس المدخلات والتعليقات من كل شخص
- يتعاون بفعالية مع أعضاء الفريق الآخرين
- يقدم باستمرار المساعدة لأعضاء الفريق الأقل خبرة
ملاحظات تصحيحية/تركز على التحسين
بالطبع، لا يوجد أحد مثالي. بالإضافة إلى الإشادة بالموظفين في المجالات التي يتفوقون فيها، تتطلب عملية مراجعة الأداء أيضًا تقديم تعليقات تركز على تحسين الأداء. ضع في اعتبارك أن هذا النوع من التعليقات يجب أن يكون بناءًا، مما يعني أنه يجب أن يؤدي إلى محادثة حول كيفية تحسين الموظفين بدلاً من مجرد تركهم يشعرون بالانتقاد.
أداء وظيفي أقل من المستوى
عندما لا يكون الأداء الوظيفي للموظف على قدم المساواة، فمن المهم الإبلاغ بوضوح عن النقص وتوفير مسار للتصحيح. فكر في فتح الموضوع بصيغة مثل هذه:
- معدل الخطأ يتجاوز المعيار المقبول للمهمة من وقت X إلى وقت Y
- حجم العمل المنجز لا يتوافق مع نطاقات الإنتاج المطلوبة من A - B
- الوقت اللازم للتنفيذ بما يتجاوز التوقعات بناءً على الوقت الذي تقضيه في الوظيفة
- تقارير تجربة العملاء تشير إلى الانحراف عن متطلبات الشركة
التواصل غير الفعال
عندما يحتاج الموظف إلى مساعدة في مجال مهارات الاتصال، جرب هذه العبارات كنقطة بداية لتطوير الملاحظات التصحيحية:
- يجب أن تكون استباقيًا في إبقاء أعضاء الفريق على اطلاع بتقدم المشروع
- التأكد من أن اللهجة تساعد على بناء علاقات مهنية عند التواصل مع زملاء العمل
- كن مجتهدًا في إبقاء الإدارة على اطلاع دائم بكيفية تقدم العمل
- يحتاج إلى تطوير مهارات العرض لتسهيل الاجتماعات بشكل فعال
حل المشكلات غير الفعال
عندما يبدو أن الموظفين قادرون على اتباع التعليمات وتلقي الأوامر ولكنهم لا يستطيعون التوصل إلى حلول فريدة، فقد يحتاجون إلى تطوير مهارات أقوى في حل المشكلات. ضع في اعتبارك عبارات التعليقات مثل هذه:
- يحتاج إلى إظهار المبادرة وتحديد الحلول عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة
- عند الإشارة إلى المشكلات، يجب بذل جهد لتحديد واقتراح الحلول المحتملة
- التحقيق في الأسباب المحتملة للمشاكل التي تتطور، بدلاً من طلب المساعدة على الفور
- شارك بنشاط في حل المشكلات، بدلاً من مطالبة الإدارة أو أعضاء الفريق بإصلاح الأمور لك
التوجه نحوي أكثر من اللازم
عندما يكون سلوك الموظف بحيث لا يمكن استخدام عبارة "لاعب الفريق" لوصف الفرد، فقد يكون "موجهًا نحوي" أكثر مما هو مناسب لبيئة العمل. بدلًا من إخبار الشخص بأن يكون لاعبًا أفضل في الفريق، فكر في تقديم اقتراحات لتغيير تركيزه من "أنا" إلى "نحن".
- ستستفيد من اتباع نهج أكثر تعاونية في المشاريع والمهام
- فكر في استخدام لغة أكثر شمولاً لدمج زملاء العمل في المحادثات المتعلقة بعمل القسم أو الفريق
- يمكنك أن تطلب من زملاء العمل المساهمة والاستماع حقًا إلى ما سيقولونه، حتى لو كنت تعتقد أنك تعرف الإجابة بالفعل
- فكر في ما هو الأفضل للفريق قبل التوجه إلى العمل بالطريقة التي تفضلها
الاستعداد لتقديم تعليقات فعالة للموظفين
هذه مجرد بضع عبارات لمساعدتك على البدء في تزويد موظفيك بمراجعات أداء قوية وفعالة.لكي تكون ذات معنى، يجب أن تكون المعلومات التي تشاركها مع موظفيك عندما يحين وقت تقييم أدائهم مدروسة وتركز على نقاط القوة والضعف لديهم، بالإضافة إلى المتطلبات الخاصة للوظيفة. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة إضافية في التحضير لمراجعة موظفيك، فقد تجد أنه من المفيد مراجعة بعض نماذج تقييمات الموظفين المكتملة. على الرغم من أن حالة كل موظف فريدة من نوعها، إلا أن إلقاء نظرة على النماذج المكتملة بالكامل يمكن أن يجعل المهمة التي أنت على وشك القيام بها تبدو أقل صعوبة.
