يعد الحفاظ على التواصل التطوعي الفعال أمرًا ضروريًا لنجاح كل منظمة غير ربحية. للحفاظ على نشاط المتطوعين ومشاركتهم في عملهم، من المهم السماح لهم بمعرفة احتياجات المنظمة، والتعبير عن التقدير لجهودهم، والتأكد من أنهم يفهمون مدى أهمية مساهماتهم. يعد التواصل الفعال عنصرًا حاسمًا لبناء علاقات دائمة مع المتطوعين.
أضف قسم التطوع إلى موقعك
تعد إضافة قسم خاص بالمتطوعين إلى موقع الويب الخاص بك طريقة رائعة للتواصل مع المتطوعين الحاليين لديك وجذب متطوعين جدد.من خلال إنشاء وصيانة مركز اتصالات تطوعي على الموقع الإلكتروني لمجموعتك، ستسهل على المتطوعين مواكبة ما يجري في المنظمة. تأكد من عرض الصور أو مقاطع الفيديو التي تظهر المتطوعين أثناء العمل (بإذن منهم). يمكنك أيضًا نشر أشياء مثل فرص التطوع واجتماعات اللجنة القادمة والمعلومات الأخرى التي تهم المتطوعين. اعتمادًا على مدى تطور موقع الويب الخاص بك، قد تتمكن من توفير طريقة للمتطوعين لتحميل المستندات أو تتبع ساعات خدمتهم أو عرض المواد التدريبية.
تعرف على المتطوعين عبر الاستبيان
الاستبيان هو أداة تواصل مفيدة للتعرف على المتطوعين واكتشاف الطريقة التي يرغبون بها في المشاركة في مؤسستك. فكر في إتاحة الاستطلاع عبر قسم المتطوعين في موقع الويب الخاص بك، أو تضمينه في قالب بريد إلكتروني يتم إرساله إلى المتطوعين الجدد. يجب أن تحتوي على بعض الأسئلة فقط التي ستسمح لك بالتعرف على أنواع الأنشطة التطوعية التي يرغبون في المشاركة فيها والمهارات التي لديهم.اطلب من شخص ما مراجعة النتائج، ثم التواصل بشكل فردي مع معلومات حول اللجان أو المشاريع التي تتوافق مع اهتماماته. ضع هذه المعلومات في قاعدة بيانات تطوعية يمكن استخدامها في المستقبل لإخطار الأشخاص عند توفر مشاريع جديدة.
تواصل مع المتطوعين عبر وسائل التواصل الاجتماعي
استفد من تواجد مؤسستك على وسائل التواصل الاجتماعي كأداة اتصال للتفاعل مع المتطوعين ومجموعات أصحاب المصلحة الآخرين. شجع المتطوعين على متابعة صفحات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالمنظمة ورد الجميل، مثل متابعتهم مرة أخرى على Twitter أو Instagram. انشر الصور والتسميات التوضيحية التي تسلط الضوء على مساهمات المتطوعين في مجموعتك، بالإضافة إلى روابط للتغطية الإعلامية للمجموعة. شجع المتطوعين على التفاعل من خلال التعليق على و/أو مشاركة منشورات المنظمة.تعزيز مشاركة المتطوعين في جهود الاتصال الشاملة للمنظمة من خلال إنشاء لجنة وسائل التواصل الاجتماعي للتنسيق أو المساعدة في النشر الاجتماعي.
نشر رسالة إخبارية تطوعية
ترسل العديد من المنظمات غير الربحية رسالة إخبارية إلى المتطوعين، وكذلك إلى الجهات المانحة، ووكالات التمويل، ومصادر إحالة المستهلكين، والمجموعات الأخرى على أساس شهري أو ربع سنوي. يعد توزيع رسالة إخبارية طريقة رائعة لإعلام الأطراف المهتمة بالإنجازات الأخيرة للمجموعة الخيرية والمشاريع الحالية والأهداف المستقبلية. كما أنها توفر وسيلة ممتازة للتعرف على مساهمات المتطوعين المتميزين. اعتمادًا على هوية المتطوعين لديك والأطراف المهتمة الأخرى، قد تحتاج إلى طباعة رسالة إخبارية وإرسالها بالبريد، أو قد تحصل على خدمة أفضل من خلال رسالة إخبارية إلكترونية. فكر في دعوة أصحاب المصلحة للاشتراك في خيار التسليم المفضل لديهم.
الحفاظ على الاتصال الشخصي بين شخصين
عندما يتعلق الأمر ببناء العلاقات مع المتطوعين، ليس هناك بديل عن إجراء اتصال شخصي مع الأفراد الذين يتبرعون بوقتهم ومواهبهم بسخاء لمؤسستك.يُنصح بتحديد موعد دوري للقاءات وجهًا لوجه مع المتطوعين الذين يشغلون مناصب رئيسية أو الذين يلعبون أدوارًا رئيسية أخرى تسمح لمجموعتك الخيرية بإنجاز مهمتها. يمكن أن يكون الاتصال بالمتطوعين بشكل دوري لتسجيل الوصول وسيلة فعالة للحفاظ على الاتصال الفردي دون الحاجة إلى مطالبتهم بتخصيص وقت لإجراء مناقشة رسمية أو شخصية أو مؤتمر عبر الفيديو. يمكن للمدير التنفيذي أيضًا إعداد أوقات للدردشة يتم فيها تشجيع المتطوعين على المرور أو الاتصال للتواصل الشخصي.
الاتصال عبر اجتماعات اللجنة
يمكن أن تكون اجتماعات اللجنة التطوعية ضرورية لنجاح جميع أنواع المشاريع. عندما يبدأ مشروع جديد، يُنصح بعقد اجتماع مع المهتمين بالعمل التطوعي حتى تتاح لهم فرصة معرفة المزيد حول أنواع الأدوار المتاحة ونوع الالتزام الزمني الذي قد يتطلبه كل منها. بمجرد تشكيل اللجنة، سواء لمشروع خاص أو لمجموعة عمل مستمرة، تظل الاجتماعات المنتظمة مهمة لإدارة العملية والحفاظ على التواصل الفعال بين المتطوعين.من الأفضل وضع جدول زمني محدد للاجتماعات، مثل يوم الثلاثاء الثالث من كل شهر، حتى يتمكن المتطوعون من وضع الخطط مسبقًا.
اطلب من المتطوعين مشاركة تعليقاتهم
يحتاج التواصل إلى التدفق في كلا الاتجاهين. من المهم أيضًا تشجيع المتطوعين على مشاركة أفكارهم وأفكارهم مع المنظمة وقادتها بقدر أهمية التأكد من تدفق المعلومات إلى المتطوعين. هناك العديد من الطرق التي تسهل على المتطوعين تقديم الملاحظات أو مشاركة الاقتراحات. إذا كان المتطوعون يأتون إلى المكتب بانتظام، فقم بإعداد صندوق للاقتراحات. أو قم بإعداد عنوان بريد إلكتروني للتعليقات @ يمكن للمتطوعين استخدامه في أي وقت يريدون. إنها فكرة جيدة أيضًا أن تعتاد على تخصيص وقت للأشخاص لمشاركة الملاحظات والاقتراحات بشأن جداول أعمال الاجتماعات. قد ترغب أيضًا في استضافة مجموعات التركيز بشكل دوري لاستكشاف التعليقات ومناقشتها. ما يهم هو أنه من السهل على المتطوعين تقديم الملاحظات.
استضافة لقاءات اجتماعية للمتطوعين
توفير الفرص للمتطوعين للتواصل مع بعضهم البعض عبر التجمعات الاجتماعية التي لا تتضمن طلبات التبرع بالوقت أو المال. فكر في استضافة اجتماع متطوع فقط بشكل دوري في مكتبك أو في منزل أحد أعضاء مجلس الإدارة أو رئيس اللجنة. قم بدعوة كل من تطوع خلال فترة زمنية محددة. اعتمادًا على ميزانية مؤسستك، يمكنك تقديم المرطبات، أو قد يكون من الأفضل التخطيط لتناول الطعام. المفتاح هو توفير وسيلة للأشخاص الذين يشتركون في الاهتمام بمؤسستك للتعرف على بعضهم البعض والبدء في تكوين الروابط. بعد كل شيء، من المرجح أن يظل المتطوعون لديك منخرطين في المنظمة إذا شارك أصدقاؤهم أيضًا.
التعرف على الجهود التطوعية
تأكد من تقدير المتطوعين للدور المهم الذي يخططون له في السماح لمؤسستك بتحقيق مهمتها أو المساعدة في القضايا المهمة. تأكد من أن الإشارات العامة للمنظمة تعترف بالمتطوعين بدلاً من التركيز كثيرًا على المدير التنفيذي أو الموظفين الآخرين.على سبيل المثال، عند السعي للدعاية للمنظمة، قم بتوجيه أعضاء وسائل الإعلام أو المدونين لإجراء مقابلات مع رؤساء اللجان أو أعضاء مجلس الإدارة بالإضافة إلى الموظفين. عند نشر صور لأنشطة المنظمة، اختر الصور التي تظهر المتطوعين. عند الترويج لحملات جمع التبرعات لمناسبة خاصة، فكر في إدراج أسماء أعضاء اللجنة في الإعلان.
التعبير رسميًا عن التقدير للمتطوعين
التقدير مهم، لكن التقدير مهم أيضًا. تأكد من توجيه الشكر للمتطوعين، وجهًا لوجه أو من خلال مذكرات الشكر الرسمية. فكر في استضافة حدث تقدير للمتطوعين مرة واحدة على الأقل سنويًا، مثل مأدبة غداء للمتطوعين فقط أو تجمع آخر يتضمن خطاب تقدير للمتطوعين وجوائز الخدمة. قم بتقديم لوحات تذكارية أو جوائز أخرى للمتطوعين الذين قدموا مساهمات كبيرة بشكل خاص للمجموعة أو الذين يدعمون المجموعة منذ فترة طويلة.ضع في اعتبارك سنوات من جوائز الخدمة للإنجازات الرئيسية، بالإضافة إلى شهادات تقدير ورقية لجميع المتطوعين.
استخدم مجموعة متنوعة من أدوات التواصل التطوعي
يجب على أي منظمة تعتمد على خدمة المتطوعين أن تتخذ خطوات لإشراك الأشخاص الذين يشاركونهم وقتهم ومواهبهم والاحتفاظ بهم وتجنيد أشخاص جدد للمساعدة. ليس هناك بديل للحفاظ على التواصل الفعال مع المتطوعين. سيساعدك استخدام مجموعة متنوعة من أدوات الاتصال على بناء وإشراك فريق قوي من المتطوعين الملتزمين تجاه مؤسستك. من خلال التواصل التطوعي الفعال، ستتمكن من بناء علاقات متينة مع الأفراد الذين من المرجح أن يظلوا مشاركين في مؤسستك الخيرية لسنوات عديدة قادمة.
