إذا كنت تتولى جمع التبرعات لمنظمة غير ربحية، فستحتاج غالبًا إلى إرسال خطابات إلى الجهات المانحة المحتملة. تعد الرسائل ضرورية لبناء العلاقات مع الجهات المانحة ولتذكير أولئك الذين دعموا قضيتك بسخاء في الماضي بالتفكير في التبرع مرة أخرى. استخدم نماذج رسائل التبرع هذه للإلهام! إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في تنزيل النماذج، فراجع هذه النصائح المفيدة.
نموذج خطاب التبرع الأساسي
ترسل المنظمات رسائل الاستئناف على أساس سنوي. غالبًا ما تُستخدم المناشدات لجلب مبالغ كبيرة من المال لدعم برامج المنظمة والتوسع في المساعي الجديدة.سيصف خطاب التبرع الأساسي المنظمة وهدف الحملة بالإضافة إلى تفاصيل حول سبب الحاجة إلى التبرعات. يمكن استخدام قالب خطاب التبرع الأساسي في النداء السنوي للمؤسسة ويمكن تصميمه ليشمل التفاصيل المتعلقة بقضيتك.
طلب جمع تبرعات لحالة خاصة
في بعض الأحيان قد ترسل إحدى المنظمات طلب تبرع لحالة خاصة. تم تصميم خطاب طلب التبرع الإبداعي هذا لجذب انتباه المانحين المحتملين الذين قد يكونون مهتمين بتوفير التمويل لحالة خاصة. في هذه الحالة، يكون الاحتفال بالذكرى السنوية للمنظمة، ولكن يمكن تعديل الرسالة لمجموعة متنوعة من المواقف. عند كتابة خطاب من هذا النوع، استخدم أسلوبًا أو زاوية فريدة من نوعها لتحفيز العمل.
طلب خاص بالبرنامج
في بعض الأحيان تحتاج إلى أن تطلب من الجهات المانحة التبرع بالمال للمساعدة في تمويل برنامج معين. إذا كان هذا هو نوع مشروع جمع التبرعات الذي تعمل عليه، ففكر في تعديل نموذج طلب التبرع الخاص بالبرنامج لإقناع العملاء المحتملين بالوصول إلى جيوبهم للمساعدة في تغطية تكلفة البرنامج.
نموذج لخطاب ترويجي لحدث خاص
عندما تركز على بيع التذاكر لحدث خاص لجمع التبرعات، قد تجد أن بعض المانحين من المرجح أن يستجيبوا لخطاب تقليدي بدلاً من رسالة بريد إلكتروني أو بطاقة دعوة. استخدم قالب الترويج للحدث الخاص هذا للحصول على الإلهام إذا كان هذا هو نوع الرسالة التي تحتاج إلى إنشائها.
نموذج طلب التبرع بعنصر المزاد
يعد عقد حدث خاص طريقة رائعة للمنظمة لجلب مبالغ كبيرة من الأموال. تقوم العديد من المنظمات بتضمين مزاد مباشر أو صامت كجزء من أنشطة الحدث. غالبًا ما تكون الرسالة هي الإشعار الأول الذي سيتلقاه الأفراد والشركات بأن الحدث سيعقد. ستذكر الرسالة نوع التبرعات المطلوبة لعناصر المزاد بالإضافة إلى تفاصيل الحدث القادم. استخدم نموذج خطاب التبرع بعناصر المزاد المرفق لطلب التبرعات لاستخدامها في المزاد.
نموذج لخطاب تبرع الكنيسة
لجمع الأموال سنويًا، تطلب العديد من الكنائس الدعم من أعضائها. يمكن استخدام خطاب جمع التبرعات الخاص بالكنيسة في الحملة السنوية للكنيسة. الجمهور المقصود بهذه الرسالة هو أعضاء الكنيسة. ويمكن أيضًا إرسال رسائل مماثلة إلى الأعضاء لطلب التمويل لبرامج أو مبادرات محددة.
حملة التبرعات السنوية
بالطبع، ليست كل حملات التبرع السنوية مخصصة للكنائس. إذا كنت تعمل في نوع مختلف من المنظمات غير الربحية وترغب في الاتصال بالمانحين المحتملين عبر خطاب، ففكر في استخدام نموذج خطاب التمويل السنوي هذا كنقطة بداية لإنشاء إصدار مخصص خاص بالمؤسسة التي تمثلها. وبدلاً من ذلك، قد تجد أن إحدى رسائل الحملة الانتخابية الكبيرة هذه أكثر ملاءمة لموقفك.
رسالة لجمع التبرعات للمدرسة
يتم إرسال الرسائل غالبًا إلى أولياء أمور الأطفال الطلاب في مدرسة معينة. نظرًا لأن المدارس لديها حملات جمع تبرعات مختلفة على مدار العام، فغالبًا ما يتم الاتصال بأولياء الأمور للحصول على الدعم.يمكن إرسال نموذج خطاب جمع التبرعات المدرسية إلى أولياء الأمور على أمل أن يظهروا دعمهم عن طريق إرسال تبرع نقدي أو التطوع بوقتهم أو التبرع بعنصر لاستخدامه كجزء من حملة جمع التبرعات.
طلب وقت تطوعي
غالبًا ما تحتاج المؤسسات إلى تعيين متطوعين لمساعدتها إذا كان لديها نقص في الموظفين أو كانت لديها حاجة معينة، ويفضل الكثير من الأشخاص التبرع بوقتهم أو خدماتهم بدلاً من المال. يمكن استخدام نموذج طلب التبرع بوقت التطوع عند التماس متطوعين لمساعدة مؤسستك في مختلف المشاريع والمهام.
نموذج التبرع عبر البريد الإلكتروني
إذا كنت ترغب في الاتصال بمتبرع محتمل بطريقة غير رسمية، استخدم نموذج طلب التبرع عبر البريد الإلكتروني هذا للحصول على الإلهام. هذا القالب مثالي لإرساله إلى أولئك الذين وافقوا مسبقًا على دعم قضيتك أو الذين هم على دراية بجهودك.
نموذج لخطاب التبرع للعطلة
بعض المنظمات الخيرية لديها طلبات محددة للتبرع خلال موسم العطلات. على سبيل المثال، إذا قامت مجموعتك بإعداد وجبات العيد للأفراد المحتاجين أو الأسرة، فقد تحتاج إلى كتابة خطاب تطلب فيه المال لشراء الطعام لوجبات العطلة التي ستقدمها مؤسستك أو توصلها. أو قد تحتاج إلى خطاب تطلب فيه دعمًا ماليًا متعلقًا بالإجازة لأنواع أخرى من البرامج.
نصائح حول تنسيق خطاب التبرع
رسائل التبرع ضرورية لأي منظمة تسعى إلى جمع الأموال، لذلك يحتاج كل من يعمل في جمع التبرعات إلى معرفة كيفية كتابة خطاب يطلب فيه التبرعات أو الرعاية. سواء كنت تكتب خطابًا إلى فرد أو شركة، فمن المهم تضمين كافة التفاصيل الضرورية في هذا النوع من الطلبات. أفضل رسائل جمع التبرعات تتبع تنسيق خطاب عمل مناسب وتحتوي على العناصر التالية:
- شعار مؤسستك واسمها وعنوانها البريدي ورقم الهاتف وموقعها الإلكتروني
- التحية الشخصية (إذا كنت تعرف اسم المتبرع المحتمل، استخدمه. إذا لم يكن الأمر كذلك، استخدم شيئًا مثل صديقي العزيز XYZ.)
- سبب طلبك للأموال
- طلب التبرع المباشر والصريح.
- عبر عن مدى امتنانك لتلقي تبرعهم
- الإقرار بالتبرعات السابقة من المتلقي
- دعوة للعمل
- معلومات الاتصال
لمسات خاصة
سوف ترغب في أن تجعل رسالتك بارزة وأن تكون ملحوظة. نظرًا لأن العديد من المنظمات ترسل مناشدات، فمن المهم أن تجعل مناشدتك سهلة القراءة وجذابة. أنت لا تريد أن ينتهي الأمر بك في سلة المهملات أو في كومة على مكتب شخص ما. بعض اللمسات الخاصة التي يجب مراعاتها هي:
- تعد إضافة لمسة شخصية إلى الرسالة طريقة رائعة لجذب الانتباه. يمكنك جعلها أكثر شخصية من خلال التوقيع عليها يدويًا. يمكنك أيضًا تضمين ملاحظة مكتوبة بخط اليد في أسفل الرسالة.
- يجب طباعة خطابات التبرع على الورق الرسمي الخاص بمؤسستك ووضعها في ظرف يحمل عنوان المرسل الخاص بالمنظمة بشكل واضح في المقدمة.
- يمكن لمكالمة هاتفية للمتابعة إضافة لمسة شخصية أخرى وتذكير المانحين المحتملين بأن مساهماتهم مطلوبة بشدة وتحظى بتقدير كبير.
- أخيرًا، يجب أن يكون لديك نظام لتتبع التبرعات. سيساعدك هذا في إنشاء رسائل شكر وسيسهل عليك إعداد الجولة التالية من رسائل الالتماس.
تكييف نماذج الرسائل مع موقفك
يمكن أن تساعد جودة خطاب طلب التبرع في تحديد ما إذا كان المتبرع المحتمل مهتمًا بالتبرع لمؤسستك. استخدم النماذج المرفقة لنماذج الرسائل التي تطلب التبرعات للحصول على أنواع مختلفة من المساهمات لمؤسستك غير الربحية. قم بتخصيص كل قالب ليناسب احتياجات مؤسستك. سواء كنت تطلب رعاية أو أنواعًا أخرى من التبرعات من الشركات أو الأفراد، تأكد دائمًا من متابعة أي تبرع تتلقاه من خلال خطاب شكر أو حتى مكالمة هاتفية.
